Jyväskylän Veneseura ry Jyväskylän Veneseura ry




Tietosuojaseloste – Jyväskylän Veneseura ry

1. Rekisterinpitäjä

Jyväskylän Veneseura ry, Jyväskylä

1.1 Rekisterinpitäjän edustaja ja yhteystiedot 
Rekisterinpitäjä: Jyväskylän Veneseura ry, PL 64, 40101 Jyväskylä 
Rekisteriasioista vastaava henkilö: Jaana Danielsbacka, jvs (ät) jvs.fi

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus 
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyslain määräämä velvoite ylläpitää jäsenluetteloa sekä jäsenmaksutietojen ja yhteystietojen ylläpito yhdistyksen toimintaa varten. Lisäksi henkilötietoja voidaan käyttää seuran toiminnan ja kilpailutoiminnan toteuttamiseksi. Tietoja käytetään sähköiseen tapahtumien osallistujien ja sataman käyttäjien rekisteröintiin, jäsenviestintään, markkinointiin, analysointiin ja tilastointiin ja toiminnan toteuttamiseen sekä kehittämiseen.  

3. Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä 
Jäsenrekisteriin rekisteröityjen ryhmä on Jyväskylän Veneseura ry:n jäseneksi hyväksytyt henkilöt. Rekisteröidyistä merkitään rekisteriin yhdistyslain vaatimat tiedot ja muita yhteydenpitoon ja yhdistyksen toimintaan tarvittavia tietoja, kuten nimi, osoite, kotipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tiedot maksetuista jäsenmaksuista. Lisäksi rekisteriin merkitään tiedot jäsenen rekisteröidystä veneestä sekä venepaikasta seuran satamassa. 

Jäsenrekisterin ylläpidossa Jyväskylän Veneseura ry on yhteisrekisterinpitäjä Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n (SPV) kanssa. SPV voi käsitellä ja täydentää samoja rekisteriin tallennettuja henkilötietoja ja veneiden tietoja. Henkilötietoihin voidaan liittää muiden muassa erilaisia pätevyystietoja, koulutustietoja ja luottamustehtävätietoja. Myös veneisiin liittyviä tietoja voidaan täydentää tai tulla täydentämään tulevaisuudessa muiden muassa kilpailutiedoilla, mittaus- tai muilla teknisillä tarkastustiedoilla, katsastustiedoilla varsinaisen rekisteriseuran ulkopuolella tehdyistä katsastuksista ja muilla tiedoilla, jotka eivät synny jäsenseuran kautta.
Edelleen SPV:llä voi olla pääkäyttäjäluonteisia valtuuksia ylläpitää ja poistaa Suulissa olevia tietoja sekä laatia Suulissa olevista tiedoista erilaisia raportteja SPV:n toiminnan vaatimusten täyttämiseksi ja toimintasuunnitelman tavoitteiden saavuttamiseksi. Näiden tietojen suhteen SPV:n vastuualueena on pitää huolta siitä, että tietoja käsitellään kaikin puolin tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti.

Kilpailutoiminnan tulospalvelua ja tilastointia varten Jyväskylän Veneseura osaa kilpailujen tulostiedoista toistaiseksi (veneen päällikön ja miehistön nimet, veneen nimi ja rekisteritunnus, veneluokka, tasoitus, tasoitukseen vaikuttava varustus, seura, purjehdittu aika, tasoitettu aika).

Juurikkasaaren kotisataman toiminnan mahdollistamiseksi tallennetaan tietoja veneistä, venepaikoista ja vartiovuoroista. Rekisteröidyistä merkitään rekisteriin nimi, veneen nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tiedot poistetaan seuraavan purjehduskauden alkaessa. 

Talkoiden ym. toiminnan järjestämiseksi voidaan jäsenen nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja kulloisenkin tehtävän kannalta tarpeelliset tiedot tallentaa ilmoittautumisrekisteriin. Tiedot poistetaan viimeistään seuraavan purjehduskauden alkaessa. 

4. Mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Sääntöjen mukaan yhdistyksen henkilöjäsen merkitään seuran jäsenrekisterin lisäksi Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n jäsenrekisteriin. Suomen Navigaatioliiton jäsenkelpoisuuden täyttävä jäsen merkitään hänen halutessaan lisäksi Suomen Navigaatioliiton jäsenrekisteriin. Yhdistyksen hallitus voi niin harkitessaan luovuttaa tietoja veneilyyn liittyviin tutkimustarkoituksiin. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta muihin tarkoituksiin.

Tässä dokumentissa eriteltyjen muiden tarkoitusten mukaisessa tietojenkäsittelyssä voidaan käyttää kumppaneita ja voimme tässä yhteydessä siirtää käsittelemiämme henkilötietoja EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä noudattaen. Niiden maiden osalta, joissa ei ole taattu tietosuojan riittävää tasoa, siirrot perustuvat asianmukaisiin suojatoimiin, kuten Euroopan komission tai valvontaviranomaisen hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin.

5. Kuvaus rekisterin suojauksen periaatteista 

Rekisteriä koskevat mahdolliset manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Pääsy tietokantoihin on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on tehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.

Seuran toimihenkilöt sekä rekistereiden ylläpidosta vastaavien palveluntarjoajien ja yhteistyökumppaneiden henkilöstö voi käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tietoja käsittelevät vain henkilöt, joiden tehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä.

Jäsenrekisteri on tallennettu Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n atk-rekisteriin, johon pääsy on rajoitettu rekisterinpitäjän sekä alan valtakunnallisten liittojen rekisterinpitäjien edustajille.

6. Säännönmukaiset tietolähteet 
Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet ovat jäsenten yhdistykselle itsestään antamat tiedot ja jäsenmaksujen maksamisen yhteydessä rekisteröityvät tilitapahtumat.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti (kirjeenä tai sähköpostilla) seuran rekisteriasioista vastaavalle henkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä vastaavasti kuin edellä rekisterin pitäjälle.

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.

Laadittu 5.9.2008
Viimeisin päivitys 8.6.2018

Henkilötietolaki (523/99) 10 §
Tietosuoja-asetus (EU) 2016/679

Suomen Purjehdus ja Veneily ry:n jäsenrekisterin (Suulin) henkilörekisteriseloste


Jyväskylän Veneseura ry | PL 64 40101 Jyväskylä | email jvs (ät) jvs.fi | Kotisatama Juurikkasaari, Säynätsalo | N 62°08.868' E 25°46.512'

Rekisteriseloste | Tulevat tapahtumat | Uutiset |  Yhteystiedot | Hae jäsenyyttä | Ilmoita osoitteenmuutoksesta JVS Facebookissa

Yhteistyökumppanit Viestintätoimisto Medita | ICT-palvelut Protacon Solutions | Juhlatalo Juurikkasaari | Säynätsatama